L’environnement de contrôle est le fondement du système de contrôle interne puisqu’il favorise la prise de conscience et le comportement éthique de tous les collaborateurs. Il est composé de divers éléments qui établissent une structure claire de principes, de règles, de rôles et de responsabilités, tout en montrant l’engagement de la Direction Générale.

Le Management Book décrit l’organisation et la gouvernance du Groupe : ses principes généraux, les rôles et responsabilités du Comité Exécutif (Comex), des Global Business Units et des Fonctions y sont définies, ainsi que leur périmètre. Il établit également un cadre de gestion transposé dans les Management & People Models du Groupe, incluant la responsabilité et la transparence. Le Management Book contient également une matrice d’approbation, indiquant le niveau d’autorité requis pour l’approbation des décisions importantes (obligations financières, contrats de vente ou d’achat, dépenses d’investissement, acquisitions ou cessions et règlements judiciaires). Enfin, il contient 25 « lignes rouges » qui gèrent les risques clés du Groupe. Ces règles sont obligatoires pour tous les collaborateurs.

Le Code de Conduite met en lumière les principes directeurs pour les collaborateurs du Groupe dans leurs activités quotidiennes. Il se base sur une longue tradition de valeurs profondément ancrées dans la culture de la Société. Concernant le rapport financier, le Code dispose que les collaborateurs doivent garantir sa précision et sa conformité aux lois et réglementations en vigueur.

Un service d'assistance téléphonique dédié aux questions d'éthique (Ethics Helpline), géré par une tierce partie, est progressivement mis à disposition des collaborateurs afin de leur permettre de signaler toute violation potentielle du Code de Conduite, s’ils ne peuvent pas passer par leurs supérieurs hiérarchiques ou par le dispositif de suivi de la conformité, ou s’ils souhaitent effectuer le signalement de manière anonyme. La Helpline est à disposition pour signaler tout problème éventuel via Internet dans plus de 45 pays/régions spécifiques et dans la catégorie générale « autre site ». Tout le monde peut ainsi contacter l’Ethics Helpline depuis n’importe quel point du globe. En outre, l’Ethics Helpline est disponible sur Internet dans plus de 40 langues. La ligne téléphonique permet de sélectionner plus de 20 langues en composant le numéro correspondant. Un numéro vert est tenu à la disposition des collaborateurs de Solvay 24 heures sur 24, 365 jours par an.

Tous ces documents sont largement accessibles sur l’intranet du Groupe et des sessions de formation régulières sur le Code de Conduite sont proposées à tous les collaborateurs.

Des processus standardisés des Ressources Humaines sont en place pour favoriser le développement, la formation et l’évaluation du personnel. Les descriptions des postes clés sont structurées par catégorie professionnelle : Finance a son propre référentiel de descriptions des postes, couvrant les fonctions clés qui permettent d’assurer la ponctualité, la conformité et la qualité de l’information financière.