NOTE S12 Gestion du cadre juridique, éthique et réglementaire
8.1. Gestion du cadre juridique, éthique et réglementaire
La gestion du cadre juridique, éthique et réglementaire englobe l’éthique d’entreprise (Droits de l'Homme, lutte contre la corruption et contre la discrimination) et les comportements anti-concurrentiels.
Engagements et politiques
Code de Conduite de Solvay
Le Code de Conduite de Solvay et les politiques, ainsi que les procédures adoptées pour renforcer la bonne gouvernance s'appliquent à tous les salariés, où qu'ils se trouvent. De plus :
- Il est attendu des tiers qu'ils agissent dans le cadre du Code de Conduite ;
- Tous les fournisseurs critiques doivent confirmer leur adhésion aux principes énoncés dans le Code des Fournisseurs de Solvay ;
- Les coentreprises majoritaires sont tenues d'adhérer au Code de Conduite de Solvay ou à un code adopté selon des principes similaires.
Politique sur les cadeaux, les invitations à des évènements et la lutte contre la corruption
Le Code de conduite de Solvay énonce clairement que le Groupe interdit les pots-de-vin sous toutes ses formes. Solvay et ses collaborateurs n’utilisent pas les cadeaux ou les invitations à des évènements pour obtenir un avantage concurrentiel. Les paiements de facilitation ne sont pas autorisés par Solvay. Déguiser les cadeaux ou les invitations à des évènements en donations caritatives est également en violation du Code de conduite. Le Code est soutenu par une politique plus détaillée sur les cadeaux, les invitations à des évènements et la lutte contre la corruption. Solvay est adhérent de Transparency International Belgium.
Solvay utilise un système de traçage interne pour enregistrer les cadeaux et invitations excédant la valeur raisonnablement acceptable qui est applicable dans chaque région. Il exige l’approbation du supérieur hiérarchique avant l’acceptation ou le don de tout cadeau et invitation. L’utilisation du système « Gift and Entertainment Tracking System (GETS) » fait partie du processus d’examen d’Audit interne de Solvay.
La politique sur les Droits de l'Homme
La Politique sur les Droits de l'Homme de Solvay, publiée sur son site internet, expose l’engagement de Solvay à respecter les Droits de l'Homme et à agir avec vigilance pour éviter toute atteinte ou tout impact négatif ou abus de ces droits. La politique souligne les engagements de Solvay vis-à-vis de ses parties prenantes (ses collaborateurs, ses partenaires en affaires, les communautés et l’environnement dans lequel il est actif, et les enfants).
À la suite des travaux d’un comité pilote interne en 2017, et son adoption définitive par le Comité Exécutif, prévue pour 2018, Solvay désignera un Comité mondial pour les Droits de l'Homme chargé de surveiller la mise en œuvre de la politique, assurer la conformité et suivre la capacité du Groupe à respecter ses engagements. Le Comité mondial pour les Droits de l'Homme (GHRC) comptera parmi ses membres les directeurs des Solvay Business Service Activities suivantes et/ou leurs délégués : Juridique & Conformité, Ressources Humaines, Purchasing and Supply Chain Excellence, Industriel, Audit Interne & Gestion des risques et Développement Durable. Le GHRC sera présidé par le Directeur Général Juridique du Groupe, qui est le directeur de Juridique & Conformité. Les membres des Global Business Units de Solvay et d’autres Business Service Activities contribueront aux travaux de GHRC, sur demande et au cas par cas.
À l'avenir, le GHRC sera chargé de présenter au Comité Exécutif un résumé annuel écrit de ses activités (avec des résultats des indicateurs) avant la publication du rapport annuel du Groupe et de valider le compte rendu sur les Droits de l'Homme accompagnant ce rapport annuel. Sur demande, le président du GHRC peut être amené à présenter un rapport annuel au Comité d'Audit.
Solvay participe également en pilote à la Commission belge Children’s Rights and Business Principles.
Politique relative à la loi sur la concurrence
L’objectif de Solvay est de mener ses opérations avec éthique et de ne pas s’engager dans des arrangements commerciaux visant à éliminer ou perturber la concurrence. Solvay s'est engagé à développer et à entretenir une culture de conformité pour être en conformité avec la loi. Solvay a une politique formalisée relative à la loi sur la concurrence qui souligne l’importance d’une adhésion stricte à toutes les lois sur la concurrence. Cette politique formalisée a été approuvée par le Comité Exécutif de Solvay et elle est publiée sur l’intranet, elle est donc disponible à tous les collaborateurs de Solvay. Toute violation de cette politique peut entraîner des mesures disciplinaires, soumises et conformes aux lois applicables.
Responsabilités et ressources
Une organisation de Conformité opère sous l’autorité du Directeur Général Juridique du Groupe pour renforcer une culture basée sur l’éthique et la conformité à l’échelle du Groupe.
Les responsables régionaux de la conformité (Regional Compliance Officers) interviennent dans les quatre zones dans lesquelles le Groupe est actif. Chaque Global Business Unit et chaque Fonction de Solvay désigne des agents de Liaison Conformité afin de favoriser l'adhésion aux objectifs de conformité et inculquer un engagement à la conformité dans tout le Groupe Solvay.
Mise en œuvre de la politique relative à la loi sur la concurrence
Solvay a mis en place un programme sur la conformité de concurrence qui encourage une approche de tolérance zéro envers les violations des lois sur la concurrence. Solvay a des ressources dédiées dans la Fonction Juridique, qui est chargée de la mise en œuvre du programme. Elle est responsable du conseil et des directives en la matière ainsi que de la communication et de la formation effectives et récurrentes sur les sujets dans ce domaine.
Dans le cadre de son programme de conformité, Solvay fournit sur son site Intranet un outil législatif sur la concurrence qui comprend des directives actuelles sur des domaines spécifiques du droit de la concurrence. Il s’agit des contacts avec les concurrents, de l’échange d’informations lors de fusions et acquisitions, des swaps, des annonces de cours, d’allocation de volume en cas de pénurie, des accords verticaux, des remises et ristournes dans le cadre législatif européen, des contrats d'agent et de distribution, etc.
Pour réduire au minimum les risques de cartel, Solvay a mis en place un système informatique qui retrace tous les contrats des collaborateurs impliqués avec les concurrents au travers d’une procédure d’approbation du supérieur hiérarchique.
Mécanismes des griefs
Comme condition d’emploi, les collaborateurs sont encouragés à signaler les violations à travers les divers canaux internes, notamment la hiérarchie, les Ressources Humaines, Juridique & Conformité et Audit interne.
Un programme d’alerte « Speak Up » est instauré à l’échelle du Groupe et supervisé par le Comité d’Audit du Conseil d’Administration. Une assistance téléphonique externe joignable 24 heures sur 24, 365 jours par an, permet aux salariés de soumettre leurs questions, d'exprimer leurs inquiétudes ou de rapporter des faits suspicieux.
La grille suivante illustre les types de griefs soumis en 2017 par l’intermédiaire du programme Speak Up de Solvay :
|
Nombre de griefs |
2017 |
2016 |
||
|
Inconduite ou comportement inapproprié |
26 |
18 |
||
|
Discrimination/Harcèlement |
15 |
16 |
||
|
Conflit d’intérêts |
7 |
12 |
||
|
Ordinateur, courriel, internet |
1 |
0 |
||
|
Loi environnementale, sur la sécurité ou sur la santé |
6 |
6 |
||
|
Comptabilité ou Audit |
2 |
3 |
||
|
Lutte contre les pots-de-vin |
2 |
0 |
||
|
Confidentialité/Détournement |
2 |
2 |
||
|
Conformité aux règles du commerce international |
0 |
1 |
||
|
Abus de substances |
1 |
0 |
||
|
Vol |
3 |
1 |
||
|
Violence ou menaces |
2 |
0 |
||
|
Autres |
16 |
6 |
||
|
Total |
83 |
65 |
La Fonction Éthique et Conformité utilise le programme Speak Up pour enquêter sur tout soupçon de violation. Par souci de transparence, l’outil Speak Up est utilisé pour rendre compte de la progression de l’investigation et en communiquer les résultats directement aux enquêteurs une fois terminée. Des affiches et une brochure en ligne sont à la disposition des collaborateurs. Ils leur indiquent l’adresse internet et les numéros verts leur permettant d'accéder à cet outil dans leurs régions. Le Comité d'Audit supervise le fonctionnement de Speak Up.
83
Total des griefs allégués
71
Total des griefs clos*
19
Griefs documentés parmi les cas résolus
38
Griefs non documentés parmi les cas résolus
* Comprend les cas pour lesquels les informations étaient insuffisantes ou ceux mal adressés ou déférés
|
Cas résolus |
Aucune action |
Examen de politique |
Formation |
Discipline |
Renvoi |
Démission |
||||||
|
Documenté |
-- |
21% |
11% |
5% |
58% |
5% |
||||||
|
Non documenté |
58% |
37% |
5% |
-- |
-- |
-- |
Communication et formation
Code de Conduite de Solvay
Une formation au le Code de Conduite (en ligne) est organisée pour garantir que les collaborateurs comprennent bien et réagissent aux risques comportementaux visés par les lois anti-trust et la lutte contre la corruption, ainsi qu’aux violations des Droits de l'Homme. Une formation plus spécifique sur la corruption est donnée à la direction et autres membres du personnel occupant des postes sensibles (ventes, approvisionnement, développement industriel etc.). Des campagnes spéciales sont relevées et adoptées annuellement pour maintenir et/ou améliorer le niveau de sensibilisation au sein du Groupe. Une formation est dispensée aux nouveaux collaborateurs dans le cadre du processus d'orientation.
Comportements anti-concurrentiels
Solvay a un plan d'action concret conçu pour atténuer les risques spécifiques identifiés. Ce plan est en vigueur depuis 2003 et il est revu tous les ans. En 2017, ce plan d’action comprenait une formation sur la loi anti-trust intégrée dans la procédure d'accueil, suivie avec succès par 132 nouveaux collaborateurs, ainsi qu’une formation sur le système de traçage des contacts avec les concurrents (Contacts with Competitors Tracking System, CCTS) pour 241 personnes et des séances de formation supplémentaires faites sur mesure en face à face pour 280 personnes à haut risque.
Des audits internes annuels contrôlent la mise en œuvre effective du plan d’action.
Anti-corruption
La formation sur la lutte contre les pots-de-vin et la corruption a été la priorité d’une campagne menée en 2016 et en 2017 qui s’est adressée aux équipes d’encadrement (Leadership Teams) dans de nombreuses GBU et Business Support Activities, tout comme les collaborateurs occupant des postes sensibles. Lancée avec la formation du Comité Exécutif et de son Leadership Council, en 2016, la formation est à l’heure actuelle déployée dans les quatre régions dans lesquelles Solvay est actif et elle comprend des séances ciblées pour les équipes Ventes & Marketing dans le monde entier. Ce programme a permis de toucher plus de 1 000 personnes au cours de séances en présentiel, la majorité en 2017. Une formation digitale est aujourd’hui prête à être proposée pour tous les collaborateurs qui seront désignés par leur direction en 2018. Les sujets concernant la lutte contre la corruption et les pots-de-vin sont proposés en continu, car ils font partie de la formation sur le Code de Conduite, obligatoire pour tous les collaborateurs.
Droits de l'Homme
En 2017, le Groupe a lancé une formation d’une heure sur sa politique Human Rights in Business. Plus de 90 membres de la Fonction Juridique & Conformité, représentant toutes les régions, ont bénéficié de cette formation. Pour 2018, Solvay va préparer un cadre mondial de formation, étendra la formation à toutes les Leadership Teams, tous les directeurs d’usines et toutes les personnels ayant des activités sensibles (Approvisionnement, Ressources Humaines, les cadres Industriels, Marketing & Ventes). Il va également développer une formation multilingue sur internet pour tous les collaborateurs.