7. Voornaamste kenmerken van de risicomanagement- en interne controlesystemen

De leidinggevenden en managers van Solvay zijn verantwoordelijk voor adequaat risicobeheer en interne controle binnen hun respectieve entiteiten (bedrijfsonderdelen, functies).

De afdeling Internal Audit & Risk Management (IA/RM) adviseert en waarborgt dat leidinggevenden goed ondersteund worden. Het team is belast met de invoering van een allesomvattend en consistent systeem voor risicobeheer en interne controle binnen de Groep.

Solvay heeft een systeem voor interne controle opgezet dat een redelijke mate van zekerheid moet bieden dat (i) bestaande wetten en regelgeving worden gerespecteerd, (ii) beleid en doelen vastgesteld door het algemeen management worden geïmplementeerd, (iii) financiële en extra-financiële informatie accuraat is en (iv) de interne processen, in het bijzonder de processen die betrekking hebben op de bescherming van de activa, efficiënt zijn.

De vijf componenten van het interne controlesysteem worden hieronder beschreven.

7.1.De controleomgeving

De controleomgeving, als basis voor het interne controlesysteem, bevordert het bewustzijn en het correcte gedrag van alle medewerkers. De verschillende elementen scheppen een duidelijk kader met uitgangspunten, regels, taken en verantwoordelijkheden en tonen tegelijkertijd de betrokkenheid van het algemeen management bij de naleving daarvan.

• Het Management Book van Solvay bevat richtlijnen voor en definieert de taken en verantwoordelijkheden van het uitvoerend comité, de Global Business Units en de functies.
• De Gedragscode is beschikbaar op de website van Solvay. Meer informatie is te vinden in het Handvest inzake Deugdelijk Bestuur en GRI.
• Via een Ethics Helpline, die wordt beheerd door een externe partner, kunnen medewerkers eventuele schendingen van de Gedragscode (desgewenst anoniem) melden wanneer zij dit niet via hun managers of de afdeling Compliance kunnen doen. Meer informatie hierover in het Handvest inzake Deugdelijk Bestuur en GRI.
• Er zijn gestandaardiseerde procedures voor financiële en niet-financiële activiteiten.

7.2. Het risicobeoordelingsproces

Dit risicomanagementsysteem houdt rekening met de strategische doelstellingen van de organisatie en bestaat uit de volgende stappen:

• De risicoanalyse (identificatie en evaluatie)
• Besluitvorming over de manier waarop de risico’s worden aangepakt
• Implementatie van risicobeheeractiviteiten
• het opvolgen van deze acties.

Bij de ontwikkeling van de interne controle voor omvangrijke processen wordt een risicobeoordelingsmoment ingelast om te bepalen welke belangrijke controledoelstellingen aangepakt moeten worden. Dit geldt vooral voor processen op het niveau van de dochterondernemingen, gedeelde diensten, GBU’s of op Groepsniveau, die de basis vormen voor betrouwbare financiële verslaggeving.

Meer informatie over Enterprise Risk Management, inclusief een beschrijving van de belangrijkste risico's van de Groep en de acties die worden ondernomen om deze te voorkomen of te verminderen, is te vinden in het onderdeel 'Risicomanagement'.

7.3. De controleactiviteiten

Solvay hanteert een systematische aanpak om controleactiviteiten te creëren en in te voeren in de meest relevante processen.

Na een risicoanalyse en risicobeoordelingsfase, worden de controles ontwikkeld en beschreven door de Corporate Process Managers met de hulp van het Risicomanagementteam. De controlebeschrijvingen worden gebruikt als referentie voor de beoordeling van de interne controle en de uitrol binnen de Groep.

Op elk niveau van de Groep (Corporate, Shared Services-platformen en GBU’s) is degene die leiding geeft aan de verschillende processen verantwoordelijk voor de uitvoering van de controle.

Een jaarlijks intern controleplan (waarin vermeld wordt welke problemen en controles het komende jaar prioriteit krijgen en het plan voor de invoering daarvan) wordt jaarlijks goedgekeurd door de Stuurgroep Interne Controle, voorgezeten door de CFO van de Groep en waaraan alle algemeen directeuren van de functies deelnemen.

Solvay implementeert een beleid, processen en rode lijnen die van toepassing zijn voor alle medewerkers in de volgende domeinen: management controle, financiering en kasstroom, financiële controle, financiële communicatie, belastingen en verzekeringspolissen. Er zijn controleactiviteiten gedefinieerd voor al deze financiële processen en voor belangrijke groeps projecten zoals acquisities en desinvesteringen. Daarnaast wordt in de online Handleiding Financiële Verslaggeving uitgelegd hoe de verschillende IFRS-normen toegepast moeten worden binnen de Groep.

Financiële elementen worden maandelijks geconsolideerd en geanalyseerd op alle verantwoordelijkheidsniveaus binnen de vennootschap (Solvay Business Services, de lokale financiële directeur, de afdeling boekhouding en verslaggeving op Groepsniveau en het uitvoerend comité). De elementen worden op verschillende manieren geanalyseerd, zoals door variantieanalyses, controles op plausibiliteit en coherentie, ratio-analyse en vergelijking met gemaakte prognoses.

Naast de analyse van de maandelijkse verslaggeving die door Group Controlling opgesteld wordt, controleert het uitvoerend comité elk kwartaal de resultaten van de GBU’s in de context van de zogenoemde business forecast reviews.

7.4. Informatie en communicatie

De informatiesystemen voor de volledige Groep worden beheerd door Solvay Business Services. Het merendeel van de activiteiten van de Groep wordt ondersteund door een klein aantal geïntegreerde ERP-systemen. De financiële consolidatie wordt ondersteund met een speciaal programma.

De procedures rond financiële verslaggeving en interne controles waarborgen dat alle belangrijke informatie accuraat, transparant en tijdig door Solvay aan haar beleggers, schuldenaren en regelgevers wordt verstrekt en dat deze informatie een eerlijke weergave is van de meest relevante ontwikkelingen, financiële onderbouwing en prestaties van de Groep is.

Vóór elk kwartaal afgesloten wordt, verstrekt de afdeling boekhouding en verslaggeving op Groepsniveau schriftelijk gedetailleerde instructies aan alle financiële partijen.

De publicatie van de financiële kwartaalresultaten wordt verschillende keren vooraf nagekeken en gevalideerd:

• Het Investor Relations-team ontwerpt, ontwikkelt en verspreid berichten en informatie over de Groep en houdt daarbij rekening met de behoefte van de financiële markten. Dit gebeurt onder toezicht en controle van het uitvoerend comité;
• Het auditcomité waarborgt dat financiële verklaringen en berichtgeving door de vennootschap en de Groep voldoen aan algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes (IFRS voor de Groep, Belgische boekhoudwetgeving voor de vennootschap);
• De Raad van Bestuur keurt de periodieke geconsolideerde financiële berichtgeving goed alsmede de berichtgeving van Solvay nv (driemaandelijks - alleen geconsolideerd, halfjaarlijks en jaarlijks) en alle communicatie daaromtrent.

7.5. Toezicht op de interne controle

De auditcommissie bewaakt de doeltreffendheid van de interne controlesystemen. De commissie houdt toezicht op het werk van Internal Audit & Risk Management inzake financiële, operationele en compliancecontroles. Het wordt geïnformeerd over de draagwijdte, de programma’s en het resultaat van de interne audit en het ziet erop toe dat de aanbevelingen vanuit de audit op correcte wijze worden uitgevoerd. De taken en verantwoordelijkheden van het auditcomité staan in detail omschreven in het Handvest.

De inhoudelijke omschrijving van de interne audit wordt gedefinieerd op basis van een risicoanalyse, waarbij de nadruk gelegd wordt op domeinen waar het risico het grootst geacht wordt. Elke geconsolideerde entiteit van de Groep ondergaat op zijn minst om de 3 jaar een interne audit. De aanbevelingen van Internal Audit worden door het hoger kader geïmplementeerd.

Andere entiteiten voeren gelijksoortige activiteiten uit op zeer specifieke domeinen. Enkele voorbeelden:

• De afdeling Health Safety & Environment voert audits uit op het gebied van gezondheid, veiligheid en leefmilieu.
• De afdeling Compliance & Risk Management van Solvay Business Services voert IT-auditopdrachten uit in samenwerking met Internal Audit.
• De afdeling Ethics & Compliance coördineert het onderzoek naar mogelijke schendingen van de Gedragscode.