TOELICHTING S12 Beheer van het juridisch, ethisch en regelgevend raamwerk
8.1. Beheer van het juridisch, ethisch en regelgevend raamwerk
Het beheer van het juridisch, ethisch en regelgevend raamwerk heeft betrekking op uit bedrijfsethiek – mensenrechten, geen corruptie of discriminatie – en concurrentiebelemmerend gedrag.
Betrokkenheid en beleid
De gedragscode van Solvay
De Gedragscode van Solvay, beleidsmaatregelen en procedures, goedgekeurd om het deugdelijk bestuur te verbeteren, gelden voor alle medewerkers, waar ook ter wereld zij zich bevinden. Daarnaast:
- Externe partijen worden geacht te handelen naar de Gedragscode;
- Alle belangrijke leveranciers moeten bevestigen dat zij de principes in de Gedragscode voor Leveranciers van Solvay zullen naleven;
- Joint ventures waarin Solvay een meerderheidsbelang heeft, moeten de Gedragscode van Solvay naleven of een afzonderlijke code gebaseerd op vergelijkbare principes.
Giften, entertainment en anti-afpersingsbeleid
In de Gedragscode van Solvay staat duidelijk dat elke vorm van omkoping verboden is. Solvay en zijn medewerkers maken geen gebruik van giften of entertainment om concurrentievoordeel te behalen. Het betalen van steekpenningen is niet toegestaan door Solvay. Ook het onderhands verstrekken van giften of entertainment als liefdadige donatie wordt als schending van Gedragscode beschouwd. De Code is aangevuld met een meer gedetailleerd beleid op het gebied van giften, entertainment en afpersing. Solvay is lid van Transparancy International Belgium.
Solvay past intern een opvolgsysteem toe om giften en entertainment te registreren die een voor elke regio de toepasselijke waarde overschrijden. Voor het accepteren of verstrekken van dergelijke giften is de toestemming van de leidinggevende nodig. Het gebruik van GETS (Gift & Entertainment Tracking System) is onderdeel van de interne controleprocedure binnen Solvay.
Mensenrechten in bedrijfsbeleid
Mensenrechten in bedrijfsbeleid, gepubliceerd op de website van Solvay, geeft de verbintenis van Solvay weer wat betreft mensenrechten en hoe met zorg gehandeld wordt om schending van mensenrechten of een negatieve invloed daarvan te voorkomen. Het beleid benadrukt de verbintenis van Solvay richting de belanghebbenden (medewerkers, zakelijke partners, de gemeenschappen en de omgeving, alsmede kinderen).
In aanvulling op het werk van een interne stuurgroep in 2017 en de verwachte goedkeuring door het uitvoerend comité in 2018 zal Solvay een Global Human Rights Committee instellen om de implementatie van het beleid te overzien, naleving te waarborgen en het nakomen van afspraken door de Groep in de gaten te houden. De hoofden van de volgende Solvay Business Service-activiteiten en/of hun plaatsvervangers zijn lid van het Global Human Rights Committee: Legal & Compliance, Human Resources, Inkoop & Bevoorrading, Industrial, Interne Controle & Risicobeheer en Sustainable Development. Het GHRC wordt voorgezeten door de Juridisch Directeur van de Groep, tevens hoofd Legal & Compliance. Leden van de Global Business Units en overige Solvay Business Services-activiteiten zullen, indien daar behoefte aan is, op ad-hoc basis bijdragen aan het werk van het GHRC.
Het behoort tot de verantwoordelijkheden van het GHRC om jaarlijks het uitvoerend comité schriftelijk te informeren over de activiteiten (inclusief KPI-resultaten) voorafgaand aan de publicatie van het jaarverslag van de Groep en om de rapportage over de mensenrechten in samenhang met het jaarverslag te bekrachtigen. De voorzitter van het GHRC kan worden gevraagd om, indien dat nodig wordt geacht, een jaarverslag te verstrekken aan het auditcomité.
Solvay neemt ook deel aan een pilot van de Belgische commissie voor de Recht van het Kind en Gedragsregels.
Mededingingsrecht
Het doel van Solvay is om op een ethische manier zaken te doen en geen handelsovereenkomsten te sluiten die de concurrentie verstoren. Solvay wil een dusdanig cultuur binnen het bedrijf ontwikkelen waarin Solvay en haar medewerkers zich te allen tijde houden aan de wet- en regelgeving. Solvay kent een formeel beleid op het gebied van mededingingsrecht dat strikte naleving van alle mededingingswet- en regelgeving benadrukt. Dit formele beleid Mededingingsrecht is goedgekeurd door het uitvoerend comité van Solvay en gepubliceerd op het intranet, waar alle medewerkers van Solvay toegang toe hebben. Eventuele schending van dit beleid kan resulteren in disciplinaire maatregelen, conform de toepasselijke wet- en regelgeving.
Middelen en verantwoordelijkheden
Een compliance-organisatie onder leiding van de Juridisch Directeur wil de groepsbrede cultuur van ethisch en correct handelen versterken.
In de vier regio's waar de Groep actief is, zijn regionale Compliance Officers aangesteld. Elke Global Business Unit en functie van Solvay benoemt een Compliance Liaison om de naleving van de compliancedoelstellingen te verbeteren en te zorgen dat de betrokkenheid binnen Solvay op het gebied van compliance toeneemt.
Implementatie beleid Mededingingsrecht
Solvay heeft mededingingsrichtlijnen ingesteld die een zerotolerance beleid ondersteunen wat betreft schendingen van het mededingingsrecht. Binnen de functie Juridische zaken heeft Solvay middelen toegewezen voor de implementatie van de mededingingsrichtlijnen. Het is hun verantwoordelijkheid om juridisch advies en richtlijnen te verstrekken en periodiek te communiceren en trainingen te geven over mededingingsrecht-gerelateerde onderwerpen.
Als onderdeel van het Compliance-programma verschaft Solvay via het intranet een mededingingstoolkit met actuele richtlijnen over specifieke aspecten van het mededingingsrecht, omgang met de concurrentie, informatie-uitwisseling bij fusies en overnames, swaps, koersinformatie, volume-allocatie in geval van tekorten, verticale overeenkomsten, (handels-)kortingen volgens Europees recht, agentschap- en distributieovereenkomsten.
Om het risico op kartelvorming zo klein mogelijk te houden, heeft Solvay een computersysteem ingericht dat alle contacten van relevante medewerkers van de concurrentie volgt aan de hand van een management goedkeuringsprocedure (CCTS).
Klachtenprocedure
Als onderdeel van de arbeidsvoorwaarden worden medewerkers aangemoedigd om via verschillende interne kanalen zoals het management, Personeelszaken, de functie Juridisch & Controle op Naleving en Internal Audit schending van de arbeidsvoorwaarden te melden.
Daar toe is een wereldwijd Speak Up-programma ingericht dat onder toezicht staat van het auditcomité van de Raad van Bestuur. Een externe hulplijn is 24 uur per dag, 365 dagen per jaar beschikbaar. Hier kunnen medewerkers vragen stellen, problemen melden of rapporten indienen.
Onderstaande grafiek laat zien welke soorten klachten er in 2017 via het Speak Up-programma zijn ingediend:
|
Aantal klachten |
2017 |
2016 |
||
|
Wangedrag of ongepast gedrag |
26 |
18 |
||
|
Discriminatie/intimidatie |
15 |
16 |
||
|
Belangenverstrengeling |
7 |
12 |
||
|
Computer, e-mail, internet |
1 |
0 |
||
|
Wetgeving op het gebied van milieu, gezondheid en veiligheid |
6 |
6 |
||
|
Accountantscontrole |
2 |
3 |
||
|
Anti-omkoping |
2 |
0 |
||
|
Vertrouwelijkheid/misbruik |
2 |
2 |
||
|
Naleving internationale handelsrichtlijnen |
0 |
1 |
||
|
Drugsgebruik |
1 |
0 |
||
|
Diefstal |
3 |
1 |
||
|
Geweld of bedreiging |
2 |
0 |
||
|
Overige |
16 |
6 |
||
|
Totaal |
83 |
65 |
Op basis van het Speak Up-programma worden eventuele schendingen onderzocht door de Ethiek & Compliance-functie. In lijn met de afspraken die zijn gemaakt op het gebied van transparantie, wordt het Speak Up-programma gebruikt om voortgang in het onderzoek te rapporteren en om de uitkomsten van het onderzoek direct aan te melden aan degenen die een klacht hebben ingediend. Er zijn posters en een online brochure beschikbaar voor medewerkers waarop de internetadressen en gratis telefoonnummers vermeld staan waarmee medewerkers in hun regio toegang kunnen krijgen tot het programma. Het auditcomité houdt toezicht op de werking van Speak Up.
83
Aantal ingediende klachten
71
Aantal afgeronde klachten*
19
Aantal gegronde klachten
38
Aantal ongegronde klachten
*inclusief zaken waarbij er onvoldoende informatie was of die foutief verzonden of doorverwezen waren
|
Opgeloste klachten |
Geen actie |
Beleidsherziening |
Opleiding |
Disciplinaire maatregel |
Beëindiging |
Ontslag |
||||||
|
Gegrond |
-- |
21% |
11% |
5% |
58% |
5% |
||||||
|
Ongegrond |
58% |
37% |
5% |
-- |
-- |
-- |
Communicatie en training
De gedragscode van Solvay
Training over de gedragscode (via het internet) worden georganiseerd om goed begrip te waarborgen en gedragsrisico's te voorkomen zoals antitrust, omkoping en corruptie en schending van mensenrechten. Er is specifieke anti-corruptietraining ontwikkeld voor de leidinggevenden en andere medewerkers in gevoelige posities (verkoop, inkoop, industriële ontwikkeling enz). Jaarlijks wordt de bewustwording binnen de Groep door middel van speciale campagnes onderhouden en/of verbeterd. Als onderdeel van het oriëntatieproces zijn er opleidingen voor nieuwe medewerkers.
Concurrentiebelemmerend gedrag
Solvay heeft een concreet actieplan ontwikkeld om deze specifieke risico's in te dammen. Deze is in 2003 in werking getreden en wordt jaarlijks bijgewerkt. In 2017 is een nieuwe antitrust-training met succes gevolgd door 132 relevante nieuwe medewerkers. Ook is er door 241 medewerkers een training inzake het Contacts with Competitors Tracking System (CCTS) gevolgd en door 280 medewerkers met een hoog risico is er een op maat gemaakte fysieke training gevolgd.
Interne Controle controleert jaarlijks de effectieve implementatie van het actieplan.
Anticorruptie
In de campagne 2016-2017 voor Leadership Teams in verschillende GBU's en Business Support-activiteiten en medewerkers in gevoelige functies lag de nadruk op de antiomkopings- en anticorruptietrainingen. Het uitvoerend comité en de Leadership Council begon in 2016 met de training en deze training is inmiddels gegeven in alle vier regio's waarin Solvay zaken doet, aangevuld met een specifieke training voor de Sales & Marketing-teams wereldwijd. Meer dan 1 000 medewerkers hebben deze live-training ontvangen, het merendeel in 2017. Er is nu een internettraining ontwikkeld voor alle medewerkers. Zij zullen hiervoor in 2018 door hun leidinggevenden worden opgegeven. Antiomkoping en anticorruptie blijven onderdeel uitmaken van de Gedragscode-training die verplicht is voor alle medewerkers.
Mensenrechten
In 2017 heeft de Groep een training van een uur ontwikkeld over mensenrechten in het bedrijfsbeleid. Meer dan 90 medewerkers van de Legal & Compliance-functie afkomstig uit alle regio's hebben de training gevolgd. Voor 2018 zal Solvay een wereldwijde training ontwikkeling voor alle Leadership Teams, fabrieksmanagers, en mensen in gevoelige functies (Purchasing, Human Resources, Industrial-managers, Marketing & Sales) en een meertalige internettraining ontwikkelen voor alle medewerkers.