La gestion du cadre juridique, éthique et réglementaire englobe l’éthique d’entreprise (Droits de l’Homme, lutte contre la corruption et contre la discrimination) ainsi que les comportements anti-concurrentiels.

Engagements et politiques

Code de Conduite de Solvay

Le Code de Conduite de Solvay ainsi que les politiques et les procédures adoptées pour renforcer la bonne gouvernance s’appliquent à tous les collaborateurs, où qu’ils se trouvent. De plus :

  • Il est attendu des tiers qu’ils agissent conformément au cadre exposé dans le Code de Conduite;
  • Tous les fournisseurs critiques doivent confirmer leur adhésion aux principes énoncés dans le Code des Fournisseurs de Solvay;
  • Les Joint ventures majoritaires sont tenues d’adhérer au Code de Conduite de Solvay ou à un code adopté selon des principes similaires.

Code de Conduite de Solvay

Politique sur les cadeaux, les invitations à des évènements et la lutte contre la corruption

Le Code de conduite de Solvay énonce clairement que le Groupe interdit la corruption, sous toutes ses formes. Solvay et ses collaborateurs n’utilisent pas de cadeaux ou d'invitations à des évènements afin d'obtenir un avantage concurrentiel. Les paiements de facilitation ne sont pas autorisés par le Groupe. Dissimuler des cadeaux ou des invitations à des évènements par des donations caritatives constitue également une violation du Code de conduite. Le Code est soutenu par une politique plus détaillée sur les cadeaux, les invitations à des évènements et la lutte contre la corruption. Solvay est un membre de la "Transparency International Belgium".

Le Groupe utilise un système de traçage interne pour enregistrer les cadeaux et les invitations excédant une valeur raisonnablement acceptable applicable, dans chaque région. Il exige l’approbation du supérieur hiérarchique avant l’acceptation ou le don de tout cadeau et de toute invitation. L’utilisation du système « Gift and Entertainment Tracking System (GETS) » fait partie du processus d’examen d’Audit interne de Solvay.

La politique sur les Droits de l’Homme

La Politique sur les Droits de l’Homme de Solvay, publiée sur son site Internet, démontre l’engagement de Solvay à respecter les Droits de l’Homme et agir avec vigilance pour éviter toute atteinte, tout impact négatif ou tout abus de droits. La politique indique les engagements de Solvay vis-à-vis de ses parties prenantes (ses collaborateurs, ses partenaires en affaires, les communautés et l’environnement dans lequel il est actif, ainsi que les enfants).

Solvay s’est doté d’un Comité International sur les Droits de l’Homme pour surveiller la mise en œuvre de la politique, assurer la conformité, et contrôler la performance du Groupe dans la réalisation de ses engagements. Le Comité International des Droits de l’Homme compte parmi ses membres les directeurs de Solvay Business Services et/ou leurs délégués : Legal and Compliance, Ressources Humaines, Excellence des Achats et de la Chaîne d’approvisionnement, Industriel, Audit Interne, Gestion des risques et Développement Durable et Energie. Le Comité est présidé par le Directeur Général Juridique du Groupe. Les membres des Global Business Units de Solvay et d’autres activités de Solvay Business Service contribuent aux travaux du Comité, sur demande et au cas par cas, au besoin.

Le Comité présente un résumé annuel écrit de ses activités (avec les résultats d’indicateurs essentiels de performance) au Comité Exécutif avant la publication du Rapport Annuel Intégré du Groupe. Il valide également les comptes rendus sur les Droits de l’Homme accompagnant ce rapport. Sur demande, le président du GHRC peut être amené à présenter un rapport annuel au Comité d’Audit.

Solvay participe également, en tant que pilote, à la Commission belge Children’s Rights and Business Principles.

La politique de Solvay sur les Droits de l’Homme

Politique relative à la loi sur la concurrence

L’objectif de Solvay est de mener ses opérations avec éthique et de ne pas s’engager dans des arrangements commerciaux visant à éliminer ou perturber la concurrence. Solvay s’est engagé à développer et à entretenir une culture de conformité pour maintenir Solvay et ses équipes du bon côté de la loi. Solvay a une politique formalisée relative à la loi sur la concurrence qui souligne l’importance d’une adhésion stricte à toutes les lois sur la concurrence. Cette politique formalisée a été approuvée par le Comité Exécutif de Solvay et elle est publiée sur l’intranet, elle est donc disponible à tous les collaborateurs de Solvay. Toute violation de cette politique peut entraîner des mesures disciplinaires, soumises et conformes aux lois applicables.

Responsabilités et ressources

Une organisation de Conformité opère sous l’autorité du Group General Counsel  afin de renforcer une culture basée sur l’éthique et la conformité, à l’échelle du Groupe.

Les Regional Compliance Officers (les responsables régionaux en charge de la conformité) interviennent dans les quatre zones dans lesquelles Solvay est actif. Chaque Global Business Unit et chaque Fonction désigne des agents de Liaison Conformité afin de favoriser l’adhésion aux objectifs de conformité et d'inculquer un engagement à la conformité au sein de l'ensemble Groupe.

En ce qui concerne les lois sur la concurrence, Solvay a des ressources dédiées dans la Fonction Juridique, qui est chargée de la mise en œuvre du programme. Elle est responsable du conseil et des directives en la matière, ainsi que de la communication et de la formation effective et régulière sur les thématiques dans ce domaine.

Mise en œuvre de la politique relative à la loi sur la concurrence

Solvay a mis en place un programme sur la conformité de concurrence, qui encourage une approche de tolérance zéro envers les enfreintes aux lois sur la concurrence. Dans le cadre de son programme de conformité de concurrence, Solvay fournit sur, son site Intranet, un outil législatif en matière de concurrence, qui comprend des directives dans des domaines spécifiques du droit de la concurrence en vigueur. Il s’agit de conseils sur les contacts avec les concurrents, sur l’échange d’informations lors de fusions et d'acquisitions, des swaps, d’annonce de prix, des accords verticaux, etc.

Pour réduire au minimum les risques de cartel, Solvay a mis en place un système informatique qui retrace tous les contrats des collaborateurs impliqués avec les concurrents, au travers d’une procédure d’approbation par le supérieur hiérarchique.

Mécanismes des griefs

Comme condition d’emploi, les collaborateurs sont encouragés à signaler les violations ou les inquiétudes à travers divers canaux internes, notamment la hiérarchie, les Ressources Humaines,  le Juridique et Audit interne.

Un programme d’alerte;  le Solvay Speak Up est instauré à l’échelle du Groupe, et supervisé par le Comité d’Audit du Conseil d’Administration. Une assistance téléphonique externe joignable 24 heures sur 24, 365 jours par an, permet aux collaborateurs de soumettre leurs questions, d’exprimer leurs inquiétudes ou de rapporter des faits suspicieux.

La grille suivante illustre les types de griefs soumis en 2018, par l’intermédiaire du programme Speak Up de Solvay :

Programme Speak Up de Solvay

Nombre de griefs

 

2018

 

2017

Inconduite ou comportement inapproprié

 

30

 

26

Discrimination/Harcèlement

 

20

 

15

Conflit d’intérêts

 

10

 

7

Ordinateur, courriel, internet

 

3

 

1

Loi environnementale, sur la sécurité ou sur la santé

 

2

 

6

Comptabilité ou Audit

 

1

 

2

Lutte contre les pots-de-vin

 

0

 

2

Confidentialité/Détournement

 

1

 

2

Conformité aux règles du commerce international

 

0

 

0

Abus de substances

 

1

 

1

Vol

 

4

 

3

Violence ou menaces

 

5

 

2

Autres

 

11

 

16

Total

 

88

 

83

La Fonction Éthique et Conformité utilise le programme Speak Up pour enquêter sur tout soupçon de violation. Dans un souci de transparence, l’outil Speak Up est utilisé pour rendre compte de la progression des investigations et en communiquer les résultats aux donneurs d’alerte. Des affiches et une brochure en ligne sont à la disposition des collaborateurs. Ils leur indiquent l’adresse Internet, ainsi que les numéros verts leur permettant d’accéder à cet outil dans leurs régions. Le Comité d’Audit supervise le fonctionnement du programme.

88

Total des griefs allégués

81

Total des griefs clos*

34

Griefs documentés parmi les cas résolus

37

Griefs non documentés parmi les cas résolus

* Comprend les cas pour lesquels les informations étaient insuffisantes, les cas ceux adressés ou déférés.

Cas résolus

 

Aucune action

 

Examen de la politique

 

Formation

 

Discipline

 

Renvoi

 

Démission

Documenté

 

0%

 

21%

 

0%

 

44%

 

26%

 

9%

Non documenté

 

92%

 

0%

 

5%

 

3%

 

0%

 

0%

Communication et formation

Code de Conduite de Solvay

Une formation au Code de Conduite (séances en présentiel et en ligne) est organisée pour garantir que les collaborateurs comprennent bien et réagissent aux risques comportementaux visés par les lois anti-trust et contre la corruption, ainsi qu’aux violations des Droits de l’Homme. Une formation plus spécifique sur la corruption est donnée à la direction et autres membres du personnel occupant des postes sensibles (ventes, approvisionnement, développement industriel, etc.). Des campagnes spéciales sont identifiées et adoptées annuellement afin de maintenir et/ou d'améliorer le niveau de sensibilisation au sein du Groupe. 

Comportements anti-concurrentiels

Solvay a un plan d’action concret conçu pour atténuer les risques spécifiques identifiés par le Groupe. Ce plan est en vigueur depuis 2003 et est revu tous les ans. En 2018, ce plan d’action comprenait une formation sur la loi anti-trust, intégrée dans la procédure d’accueil, suivie avec succès par 369 nouveaux collaborateurs dans les domaines concernés, ainsi qu'une formation sur le système de traçage des contacts avec les concurrents (Contacts with Competitors Tracking System, CCTS) pour 822 personnes et des séances supplémentaires sur mesure, réalisées en face à face pour 134 personnes à haut risque.

Des audits internes annuels contrôlent la mise en œuvre effective du plan d’action.

Anti-corruption

Une nouvelle formation en ligne sur la lutte contre la corruption et les pots-de-vin a été lancée en 2018 afin de servir de complément au programme des formations en présentiel. Grâce à ce programme, la formation dédiée à la lutte contre la corruption a enregistré une avancée significative. En 2018, environ 2 400 collaborateurs à des postes commerciaux sensibles en ont bénéficié, ce qui représente le double des éditions précédentes. De plus, les sujets concernant la lutte contre la corruption et les pots-de-vin sont toujours proposés, car ils font partie de la formation sur le Code de Conduite; obligatoire pour l'ensemble des collaborateurs.

Droits de l’Homme

En 2018, le Groupe a continué à développer son plan de Politique sur les Droits de l’Homme. Dans ce cadre, une nouvelle vidéo sur le sujet a été introduite au Leadership Council pour donner une vue d’ensemble des actions et de la stratégie de Solvay en matière de Droits de l’Homme. Cette vidéo a également servi pour alimenter les discussions sur le sujet, à la Convention annuelle de Développement Durable de 2018, qui ont eu lieu entre environ 75 directeurs, impliqués dans divers aspects de la durabilité dans le Groupe. Au cours de l’année, Solvay a organisé une formation en ligne sur les Droits de l’Homme pour les responsables des usines dans le monde, au cours de leurs réunions annuelles régionales. Solvay continuera d'élargir ces actions en 2019.