Les dirigeants et les cadres de Solvay sont responsables de la gestion des risques et du contrôle interne dans leurs entités respectives (activités, fonctions).

Le département Audit Interne & Gestion des risques (IA/RM) conseille et s’assure que les dirigeants soient bien soutenus pour cette tâche. L’équipe est chargée d’établir un système exhaustif et cohérent de gestion des risques et de contrôle interne au sein du Groupe.

Solvay a instauré un système de contrôle interne visant à fournir une assurance raisonnable en termes (i) de respect des lois et règlements en vigueur, (ii) de mise en œuvre des politiques et objectifs fixés par la direction générale, (iii) d’exactitude des informations financières et extra-financières et (iv) d’efficacité des processus internes, en particulier ceux contribuant à la protection de ses actifs.

Les cinq éléments du système de contrôle interne sont décrits plus bas.

6.1. L’environnement de contrôle

L'environnement de contrôle favorise la prise de conscience et le comportement éthique de tous les collaborateurs. Ses divers éléments créent une structure claire de principes, de règles, de rôles et de responsabilités tout en prouvant l’engagement à la conformité.

  • Le Solvay Management Book énumère les principes d’orientation et définit les rôles et les responsabilités du Comité Exécutif, des GBU (Global Business Units) et des fonctions ;
  • Le Code de Conduite est disponible sur le site Solvay. Vous trouverez plus d’informations dans la Charte de Gouvernance d’Entreprise ;
  • Un service d'assistance téléphonique dédié aux questions d'éthique (Ethics Helpline), géré par une tierce partie, permet aux collaborateurs de signaler toute violation potentielle du Code de Conduite, s’ils ne peuvent pas passer par leurs supérieurs hiérarchiques ou par le dispositif de suivi de la conformité, ou s’ils souhaitent rester anonymes. Vous trouverez plus d’informations dans la Charte de Gouvernance d’Entreprise et la section extra-financière ;
  • Des processus standardisés sont établis pour les activités financières et non financières.

6.2. Le processus d’évaluation des risques

Le processus de gestion des risques considère les objectifs stratégiques de l’organisation et comprend les phases suivantes :

  • Analyse des risques (identification et évaluation) ;
  • Processus de décision concernant les risques critiques ;
  • Mise en œuvre des actions de gestion des risques ;
  • Suivi de ces actions.

L’approche de conception de contrôles internes sur les processus majeurs prévoit l’étape d’évaluation des risques, afin de définir les objectifs de contrôle clés à aborder. C’est notamment le cas pour les processus au niveau des filiales, des services partagés, des GBU ou du Groupe pour la production d’un compte rendu financier fiable.

Vous trouverez plus d’informations sur la gestion des risques de l’entreprise, y compris la description des principaux risques auxquels le Groupe est exposé et les mesures de mitigation ou de prévention prises dans la section « Gestion des risques ».

6.3. Activités de contrôle

Solvay utilise une méthode systématique de conception et de mise en œuvre des activités de contrôle dans les processus de Solvay les plus significatifs.

Après la phase d’analyse et d’évaluation des risques, les contrôles sont conçus et décrits par les corporate process managers avec le soutien de l’équipe de Gestion des risques. Les descriptions des contrôles sont utilisées comme référence pour l’évaluation du contrôle interne et le déploiement dans l'ensemble du Groupe.

À chaque niveau du Groupe (entreprise, plates-formes de services partagés et GBU), le process manager est responsable de l’exécution du contrôle.

Un contrôle interne flexible sur la gouvernance a été mis en place sous le parrainage du CFO : Les Corporate Process Owners (responsables de processus opérationnels) et les représentants des GBU (Process Risk Coordinators, coordinateurs du risque de processus) font partie d’un réseau visant à promouvoir un système de contrôle interne adapté aux risques de chaque GBU.

Solvay met en place des politiques, des processus et des « lignes rouges » qui s’appliquent à tous les collaborateurs dans les domaines suivants : le contrôle de gestion, les finances et la trésorerie, le contrôle financier, la communication financière, la fiscalité et les politiques d'assurance. Des activités de contrôle sont définies pour tous ces processus financiers et dans tous les projets majeurs dans l’ensemble du Groupe, comme les acquisitions et les cessions. Par ailleurs, un Guide du Rapport Financier en ligne explique de quelle manière les règles IFRS doivent être appliquées à travers le Groupe.

Les éléments financiers sont consolidés chaque mois et analysés à chaque niveau de responsabilité de la Société (Solvay Business Services, le directeur financier de l’entité, la fonction Comptabilité et Reporting du Groupe et le Comité Exécutif). Des éléments sont analysés suivant plusieurs méthodes, comme, par exemple, l’analyse des écarts, les contrôles de plausibilité et de cohérence, l’analyse de ratios ou encore la comparaison avec les prévisions.

Outre l’analyse mensuelle du reporting effectuée par les équipes de la fonction Contrôle du Groupe, le Comité Exécutif effectue une analyse approfondie de la performance de la GBU chaque trimestre, dans le cadre des revues sur les prévisions d’activité (forecasts).

6.4. Informations et communication

Les systèmes d’informations pour l’ensemble du Groupe sont gérés par Solvay Business Services. La plupart des activités du Groupe sont soutenues par un petit nombre de systèmes ERP intégrés. La consolidation financière est soutenue par un outil dédié.

Toutes les procédures de compte rendu financier et les contrôles internes garantissent que toutes les informations substantielles transmises par Solvay à ses investisseurs, ses créanciers et ses autorités de surveillance soient précises, transparentes, et divulguées en temps utile, et qu’elles donnent une image fidèle des évolutions, des fondamentaux financiers et de la performance les plus pertinents du Groupe.

Avant chaque clôture trimestrielle, le département Comptabilité et Reporting du Groupe transmet des instructions détaillées à tous les intervenants financiers concernés.

La publication des résultats trimestriels fait l’objet de différents contrôles et validations avant publication :

  • L’équipe Relations Investisseurs conçoit, développe et transmet les messages et les informations sur le Groupe en tenant compte des besoins des marchés financiers. Elle est établie sous la supervision et le contrôle du Comité Exécutif ;
  • Le Comité d’Audit s'assure que les états financiers et les communications faites par la Société et le Groupe soient conformes aux principes comptables généralement reconnus (les IFRS pour le Groupe, le droit comptable belge pour la Société) ;
  • Le Conseil d’Administration approuve les états financiers périodiques consolidés et ceux de Solvay SA (trimestriels – seulement consolidés, semestriels et annuels) et toutes les communications qui s’y rapportent.

6.5. Suivi du contrôle interne

Le Comité d’Audit est chargé du suivi de l’efficacité des systèmes de contrôle interne. Il supervise le travail du service Audit Interne et Gestion des Risques en matière de suivi financier, opérationnel et de conformité. Il est tenu informé de la portée, des programmes et des résultats de l’audit interne et il vérifie que les recommandations d’audit sont correctement mises en œuvre. Le rôle et les responsabilités du Comité d'Audit sont décrits en détail dans la Charte de gouvernance.

Le contenu des missions d’audit interne est planifié et défini sur la base d’une analyse des risques ; les diligences se concentrent sur les domaines perçus comme les plus risqués. Toutes les entités consolidées du Groupe sont sujettes à l’inspection d’Audit Interne au moins tous les trois ans. Les recommandations d’Audit Interne sont mises en œuvre par la direction.

D’autres entités réalisent des activités similaires dans des domaines très spécifiques. Par exemple :

  • Le département Santé, Sécurité et Environnement réalise des audits en matière de santé, de sécurité et d’environnement ;
  • Le département Conformité et Gestion des Risques de Solvay Business Services réalise des audits sur le système d’information, en collaboration avec Audit Interne ;
  • Le département Éthique & Conformité effectue des enquêtes sur des infractions potentielles au Code de Conduite.