Het beheer van het juridisch, ethisch en regelgevend raamwerk heeft betrekking op uit bedrijfsethiek – mensenrechten, geen corruptie of discriminatie – en concurrentiebelemmerend gedrag.

Betrokkenheid en beleid

De gedragscode van Solvay

De Gedragscode van Solvay en de beleidsmaatregelen en procedures goedgekeurd om het deugdelijk bestuur te verbeteren, gelden voor alle medewerkers, waar ook ter wereld zij zich bevinden. Daarnaast:

  • Externe partijen worden geacht te handelen naar de Gedragscode;
  • Alle belangrijke leveranciers moeten bevestigen dat zij de principes in de Gedragscode voor Leveranciers van Solvay zullen naleven;
  • Joint ventures waarin Solvay een meerderheidsbelang heeft, moeten de Gedragscode van Solvay naleven of een afzonderlijke code gebaseerd op vergelijkbare principes.

De gedragscode van Solvay

Schenkingen, vermaak en anti-afpersingsbeleid

In de Gedragscode van Solvay staat duidelijk dat elke vorm van omkoping verboden is. Solvay en haar medewerkers maken geen gebruik van schenkingen of vermaak om concurrentievoordeel te behalen. Het betalen van steekpenningen is niet toegestaan door Solvay. Ook het onderhands verstrekken van schenkingen of vermaak als liefdadige donatie wordt als schending van Gedragscode beschouwd. De Code is aangevuld met een meer gedetailleerd beleid op het gebied van giften, entertainment en afpersing. Solvay is lid van Transparancy International Belgium.

De Groep past intern een volgsysteem toe om schenkingen en vermaak te registreren die een voor elke regio toepasselijk waarde overschrijden. Voor het accepteren of verstrekken van dergelijke schenkingen is de toestemming van de leidinggevende nodig. Het gebruik van GETS (Gift & Entertainment Tracking System) is onderdeel van de interne controleprocedure binnen Solvay.

Mensenrechten in bedrijfsbeleid

Mensenrechten in Bedrijfsbeleid, gepubliceerd op de Website van Solvay, geeft de verbintenis van Solvay weer wat mensenrechten betreft en hoe met zorg gehandeld wordt om schending van mensenrechten of een negatieve invloed daarvan te voorkomen. Het beleid benadrukt de verbintenis van Solvay tegenover de belanghebbenden (medewerkers, zakelijke partners, de gemeenschappen en de omgeving, alsmede kinderen).

Solvay kent een Global Human Rights Committee dat de implementatie van beleid en naleving daarvan overziet en bewaakt dat gemaakte afspraken worden nagekomen. De hoofden van de volgende Solvay Business Service-activiteiten en/of hun plaatsvervangers zijn lid van het Global Human Rights Committee: Legal and Compliance, Human Resources, Inkoop & Bevoorrading, Industrial, Interne Controle en Risicobeheer, en Sustainable Development. Het GHRC wordt voorgezeten door de Juridisch Directeur van de Groep, tevens hoofd Legal and Compliance. Leden van de Global Business Units en overige zakelijke dienstverlening van Solvay zullen, indien nodig, op ad-hoc basis bijdragen aan het werk van het GHRC.

Het GHRC maakt jaarlijks, voorafgaand aan de publicatie van het jaarverslag van de Groep, een schriftelijke samenvatting van haar activiteiten (inclusief KPI-resultaten) op voor het uitvoerend comité en bekrachtigt tevens de rapportage over de mensenrechten in samenhang met het jaarverslag. De voorzitter van het GHRC kan worden gevraagd om, indien dat nodig wordt geacht, een jaarverslag te verstrekken aan de auditcommissie.

Solvay neemt ook deel aan een pilot van de Belgische commissie voor de Rechten van het Kind en Gedragsregels.

Solvay mensenrechten in bedrijfsbeleid

Mededingingsrecht

Het doel van Solvay is om op een ethische manier zaken te doen en geen handelsovereenkomsten te sluiten die de concurrentie verstoren. Solvay wil een dusdanige cultuur binnen het bedrijf ontwikkelen waarin Solvay en haar medewerkers zich te allen tijde houden aan de wet- en regelgeving. Solvay kent een formeel beleid op het gebied van mededingingsrecht dat strikte naleving van alle mededingingswet- en regelgeving benadrukt. Dit formele beleid Mededingingsrecht is goedgekeurd door het uitvoerend comité van Solvay en gepubliceerd op het intranet, waar alle medewerkers van Solvay toegang toe hebben. Eventuele schending van dit beleid kan resulteren in disciplinaire maatregelen, conform de toepasselijke wet- en regelgeving.

Middelen en verantwoordelijkheden

Een compliance-organisatie onder leiding van de Juridisch Directeur wil de groepsbrede cultuur van ethisch en correct handelen versterken.

in de vier regio’s waar de Groep actief is, zijn regionale Compliance Officers aangesteld. Elke Global Business Unit en Functie van Solvay benoemt een Compliance Liaison om de naleving van de compliancedoelstellingen te verbeteren en te zorgen dat de betrokkenheid binnen Solvay op het gebied van compliance toeneemt.

Wat mededingingsrecht betreft heeft Solvay binnen de functie Juridische zaken middelen toegewezen voor de implementatie van de mededingingsrichtlijnen. Het is hun verantwoordelijkheid om juridisch advies en richtlijnen te verstrekken en periodiek te communiceren en trainingen te geven over mededingingsrecht-gerelateerde onderwerpen.

Implementatie beleid Mededingingsrecht

Solvay heeft mededingingsrichtlijnen ingesteld die een nultolerantiebeleid bevorderden wat schendingen van het mededingingsrecht betreft. Als onderdeel van mededingingsrichtlijnen verstrekt Solvay via het internet een mededingingstoolkit met actuele richtlijnen over specifieke aspecten van het mededingingsrecht, waaronder omgang met de concurrentie, informatie-uitwisseling bij fusies en overnames, swaps, koersinformatie, verticale betrekkingen, enz.

Om het risico op kartelvorming zo klein mogelijk te houden, heeft Solvay een computersysteem ingericht dat alle contacten van relevante medewerkers met de concurrentie volgt aan de hand van een management goedkeuringsprocedure.

Klachtenprocedure

Medewerkers worden aangemoedigd om via verschillende interne kanalen zoals het management, Personeelszaken, de functie Juridisch en Controle op Naleving en Interne Audit overtredingen of zorgen daarover te melden.

Een wereldwijd Speak Up-programma ingericht dat onder toezicht staat van de auditcommissie van de Raad van Bestuur. Een externe hulplijn is 24 uur per dag, 365 dagen per jaar beschikbaar. Hier kunnen medewerkers vragen stellen, problemen melden of rapporten indienen.

Onderstaande grafiek laat zien welke soorten klachten er in 2018 via het Speak Up-programma zijn ingediend:

Speak Up-programma van Solvay

Aantal klachten

 

2018

 

2017

Wangedrag of ongepast gedrag

 

30

 

26

Discriminatie/intimidatie

 

20

 

15

Belangenverstrengeling

 

10

 

7

Computer, e-mail, internet

 

3

 

1

Wetgeving op het gebied van milieu, gezondheid en veiligheid

 

2

 

6

Boekhouding of auditing

 

1

 

2

Anti-omkoping

 

0

 

2

Vertrouwelijkheid/misbruik

 

1

 

2

Naleving internationale handelsrichtlijnen

 

0

 

0

Drugsgebruik

 

1

 

1

Diefstal

 

4

 

3

Geweld of bedreiging

 

5

 

2

Overige

 

11

 

16

Totaal

 

88

 

83

Op basis van het Speak Up-programma worden eventuele schendingen onderzocht door de Ethiek en Compliance-functie. In lijn met de afspraken die zijn gemaakt op het gebied van transparantie, wordt het Speak Up-programma gebruikt om vooruitgang in het onderzoek te rapporteren en om de uitkomsten van het onderzoek direct te melden aan degenen die een klacht hebben ingediend. Er zijn posters en een online brochure beschikbaar voor medewerkers waarop de internetadressen en gratis telefoonnummers vermeld staat waarmee medewerkers in hun regio toegang kunnen krijgen tot het programma. De auditcommissie houdt toezicht op de werking van Speak-Up.

88

Totaal aantal klachten

81

Aantal afgeronde klachten*

34

Aantal gegronde klachten

37

Aantal ongegronde klachten

*Inclusief zaken waarbij er onvoldoende informatie was of die foutief verzonden of doorverwezen waren.

Opgeloste klachten

 

Geen actie

 

Beleidsherziening

 

Opleiding

 

Disciplinaire maatregel

 

Beëindiging

 

Ontslag

Gegrond

 

0%

 

21%

 

0%

 

44%

 

26%

 

9%

Ongegrond

 

92%

 

0%

 

5%

 

3%

 

0%

 

0%

Communicatie en training

De gedragscode van Solvay

Training over de gedragscode (live of via het internet) wordt georganiseerd om goed begrip te waarborgen en gedragsrisico’s te voorkomen op bijvoorbeeld het gebied van antitrust, omkoping en corruptie en schending van mensenrechten. Er is specifieke anti-corruptietraining ontwikkeld voor de leidinggevenden en andere medewerkers in gevoelige posities (verkoop, inkoop, industriële ontwikkeling, enz.) Jaarlijks wordt de bewustwording binnen de Groep door middel van speciale campagnes onderhouden en/of verbeterd. 

Antitrust

Solvay heeft een concreet actieplan ontwikkeld om de specifieke risico’s die de Groep heeft geïdentificeerd in te dammen. Deze is in 2003 in werking getreden en wordt jaarlijks bijgewerkt. In 2018 bestond dit actieplan uit een nieuwe antitrust-training die met succes is gevolgd door 369 relevante nieuwe medewerkers. Ook is er door 822 medewerkers een training inzake het Contacts with Competitors Tracking System (CCTS) gevolgd en door 134 medewerkers met een hoog risico is er een op maat gemaakte fysieke training gevolgd.

Interne controle voert jaarlijks een controle uit om zeker te stellen dat het actieplan effectief werd geïmplementeerd.

Anticorruptie

Een nieuwe online anti-omkoping- en anticorruptietraining is in 2018 geïntroduceerd in aanvulling op het live trainingsprogramma. Dankzij dit programma is het aantal deelnemers aan de anti-omkoping- en anticorruptietraining in 2018 aanzienlijk gestegen: ongeveer 2400 medewerkers in gevoelige functies volgden de training, bijna een verdubbeling van het aantal medewerkers dat eerder al deze training had gevolgd. Anti-omkoping en anticorruptie blijven daarnaast onderdeel uitmaken van de Gedragscode-training die verplicht is voor alle medewerkers.

Mensenrechten

In 2018 heeft de Groep de mensenrechten in het bedrijfsbeleid verder uitgewerkt. Als onderdeel van dit initiatief is een nieuwe mensenrechtenvideo voorgelegd aan het Leadership Council met een overzicht van de maatregelen en de mensenrechtenstrategie van Solvay. Deze video werd gebruikt tijdens onze jaarlijkse duurzaamheidsconferentie van 2018 om de discussie over dit onderwerp te stimuleren onder ongeveer 75 leidinggevenden die binnen de Groep betrokken zijn bij verschillende duurzaamheidsaspecten. Gedurende het jaar heeft de Groep voor fabrieksmanagers wereldwijd een mensenrechtentraining georganiseerd door tijdens hun jaarlijkse regionale vergadering contact met hen op te nemen. In 2019 zal het deze contacten en trainingen verder uitbreiden.