Solvay
Rapport annuel intégré 2019

GRI Disclosures

Les dirigeants et les cadres de Solvay sont responsables de la gestion des risques et du contrôle interne dans leurs entités respectives (activités, fonctions).

Le département Audit Interne & Gestion des risques (IA/RM) conseille et s’assure que les dirigeants soient bien soutenus pour cette tâche. L’équipe est chargée d’établir un système exhaustif et cohérent de gestion des risques et de contrôle interne au sein du Groupe.

La mesure dans laquelle l’entreprise est disposée à prendre des risques pour poursuivre sa stratégie commerciale et réaliser son objectif de création de valeur pour les actionnaires dépend d’un certain nombre de critères qualitatifs et quantitatifs d’appréciation du risque, mis en œuvre par le biais de mesures telles que des limites, des déclencheurs et des indicateurs. Le département Audit Interne & Gestion des risques (IA/RM) communique directement avec le Comité d’Audit, qui joue un rôle primordial dans la culture du risque du Groupe et contribue à faire correspondre l’appréciation du risque par la direction et le Conseil. La fonction de gestion des risques est chargée d’examiner régulièrement la portée et le fonctionnement de ces mesures d’appréciation du risque, afin de déterminer si elles sont encore pertinentes.

Solvay a instauré un système de contrôle interne visant à fournir une assurance raisonnable en termes (i) de respect des lois et règlements en vigueur, (ii) de mise en œuvre des politiques et objectifs fixés par la direction générale, (iii) d’exactitude des informations financières et extra-financières et (iv) d’efficacité des processus internes, en particulier ceux contribuant à la protection de ses actifs.

Les cinq éléments du système de contrôle interne sont décrits plus bas.

6.1. L’environnement de contrôle

L’environnement de contrôle favorise la prise de conscience et le comportement éthique de tous les collaborateurs. Ses divers éléments créent une structure claire de principes, de règles, de rôles et de responsabilités tout en démontrant l’engagement de la direction en matière de la conformité.

  • Le Solvay Management Book énumère les principes d’orientation et définit les rôles et les responsabilités du Comité Exécutif, des GBU (Global Business Units) et des fonctions ;
  • Le nouveau Code d’Intégrité Commerciale est disponible sur le site Web. Vous trouverez plus d’informations dans la Charte de Gouvernance d’Entreprise ;
  • Un service d’assistance téléphonique dédié aux questions d’éthique (Ethics Helpline), géré par une tierce partie, permet aux collaborateurs de signaler toute violation potentielle du Code d’Intégrité Commerciale, s’ils ne peuvent pas passer par leurs supérieurs hiérarchiques ou par le dispositif de suivi de la conformité, ou s’ils souhaitent rester anonymes. Vous trouverez plus d’informations dans la Charte de Gouvernance d’Entreprise et la section extra-financière ;
  • Des processus standardisés sont établis pour les activités financières et non financières.

6.2. Le processus d’évaluation des risques

Le processus de gestion des risques considère les objectifs stratégiques de l’organisation et comprend les phases suivantes :

  • Analyse des risques (identification et évaluation),
  • Processus de décision concernant les risques critiques,
  • Mise en œuvre des actions de gestion des risques et,
  • Suivi de ces actions.

L’approche de conception de contrôles internes sur les processus majeurs prévoit l’étape d’évaluation des risques, afin de définir les objectifs de contrôle clés à aborder. C’est notamment le cas pour les processus au niveau des filiales, des services partagés, des GBU ou du Groupe pour la production d’un compte rendu financier fiable.

Vous trouverez plus d’informations sur la gestion des risques de l’entreprise, y compris la description des principaux risques auxquels le Groupe est exposé et les mesures d’atténuation ou de prévention prises dans la section « Gestion des risques ».

6.3. Activités de contrôle

L’entreprise utilise une méthode systématique de conception et de mise en œuvre des activités de contrôle dans les processus de Solvay les plus significatifs.

Après la phase d’analyse et d’évaluation des risques, les contrôles sont conçus et décrits par les corporate process managers, avec le soutien de l’équipe de Gestion des risques. Les descriptions des contrôles sont utilisées comme référence pour l’évaluation du contrôle interne et le déploiement dans l’ensemble du Groupe.

À chaque niveau du Groupe (entreprise, plates-formes de services partagés et GBU), le process manager est responsable de l’exécution du contrôle.

Un contrôle interne flexible de la gouvernance a été mis en place sous le parrainage du CFO : Les Corporate Process Owners (responsables de processus opérationnels) et les représentants des GBU (Process Risk Coordinators, coordinateurs du risque de processus) font partie d’un réseau visant à promouvoir un système de contrôle interne adapté aux risques de chaque GBU.

Solvay met en place des politiques, des processus et des « lignes rouges » qui s’appliquent à tous les collaborateurs dans les domaines suivants : le contrôle de gestion, les finances et la trésorerie, le contrôle financier, la communication financière, la fiscalité et les polices d’assurance. Des activités de contrôle sont définies pour tous ces processus financiers et dans tous les projets majeurs dans l’ensemble du Groupe, comme les acquisitions et les cessions. Par ailleurs, un Guide du Rapport Financier en ligne explique de quelle manière les règles IFRS doivent être appliquées dans l’ensemble du Groupe.

Les éléments financiers sont consolidés chaque mois et analysés à chaque niveau de responsabilité de la Société (Solvay Business Services, le directeur financier de l’entité, la fonction Comptabilité et Reporting du Groupe et le Comité Exécutif). Des éléments sont analysés suivant plusieurs méthodes, comme, par exemple, l’analyse des écarts, les contrôles de plausibilité et de cohérence, l’analyse de ratios ou encore la comparaison avec les prévisions.

Outre l’analyse mensuelle du reporting effectuée par les équipes de la fonction Contrôle du Groupe, le Comité Exécutif effectue une analyse approfondie de la performance des GBU chaque trimestre, dans le cadre des revues sur les prévisions d’activité (forecasts).

6.4. Informations et communication

Les systèmes d’informations pour l’ensemble du Groupe sont gérés par Solvay Business Services. La plupart des activités du Groupe sont soutenues par un petit nombre de systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) intégrés. La consolidation financière est assurée par un outil dédié.

Toutes les procédures de compte rendu financier et les contrôles internes garantissent que toutes les informations importantes transmises par Solvay à ses investisseurs, ses créanciers et ses autorités de contrôle soient précises, transparentes, et divulguées en temps utile, et qu’elles donnent une image fidèle des évolutions, des fondamentaux financiers et de la performance les plus pertinents du Groupe.

Avant chaque clôture trimestrielle, le département Comptabilité et Reporting du Groupe transmet des instructions détaillées à tous les intervenants financiers concernés.

La publication des résultats trimestriels fait l’objet de différents contrôles et validations avant publication :

  • L’équipe des relations avec les investisseurs conçoit, développe et transmet les messages et les informations sur le Groupe en tenant compte des besoins des marchés financiers. Cela se fait sous la supervision et le contrôle du Comité Exécutif ;
  • Le Comité d’Audit s’assure que les états financiers et les communications de la Société et du Groupe soient conformes aux principes comptables généralement admis (les IFRS pour le Groupe, le droit comptable belge pour la Société) ;
  • Le Conseil d’Administration approuve les états financiers périodiques consolidés et ceux de Solvay SA (trimestriels – uniquement consolidés, semestriels et annuels) et toutes les communications qui s’y rapportent.

6.5. Suivi du contrôle interne

Le Comité d’Audit est chargé du suivi de l’efficacité des systèmes de contrôle interne. Il supervise le travail du service Audit Interne et Gestion des Risques en matière de suivi financier, opérationnel et de conformité. Il est informé de la portée, des programmes et des résultats de l’audit interne et vérifie que les recommandations d’audit sont correctement mises en œuvre. Le rôle et les responsabilités du Comité d’Audit sont décrits en détail dans la Charte de gouvernance.

Les missions d’audit interne sont délimitées, planifiées et définies sur la base d’une analyse des risques ; la diligence requise se concentre sur les domaines perçus comme les plus risqués. Toutes les entités consolidées du Groupe sont sujettes à l’inspection de l’Audit Interne au moins tous les trois ans. Les recommandations de l’Audit Interne sont mises en œuvre par la direction.

Le département Éthique & Conformité effectue des enquêtes sur des infractions potentielles au Code d’Intégrité Commerciale.