Solvay
Geïntegreerd jaarverslag 2019

GRI Disclosures

De leidinggevenden en managers van Solvay zijn verantwoordelijk voor de adequaatheid van het risicobeheer en het interne-controlekader in hun respectieve entiteiten (bedrijfsonderdelen, functies).

De afdeling Internal Audit & Risk Management (IA/RM) adviseert en zorgt ervoor dat leidinggevenden goed worden ondersteund. Het team is verantwoordelijk voor het opzetten van een uitgebreid en consistent risicobeheer- en interne-controlesysteem binnen de Groep.

De mate waarin Solvay bereid is risico’s te nemen bij de verwezen- lijking van zijn bedrijfsstrategie en doelstelling om aandeelhouders- waarde te creëren, wordt bepaald door een aantal kwalitatieve en kwantitatieve  uitingen van  risicobereidheid, die worden uitgevoerd door maatregelen zoals limieten,  triggers en indicatoren (Translator’s note: unclear what is meant here) De afdeling Internal Audit & Risk Management (IA/RM) communiceert rechtstreeks met het auditcomité, dat een sleutelrol speelt in de totstandbrenging van de risicocultuur van de Groep, en helpt de risicobereidheid van het management op één lijn te brengen met die van de Raad van Bestuur. De risicobeheerfunctie is verantwoordelijk voor het regelmatig beoordelen van de omvang en werking van deze risicobereidheidsmaat maatregelen om te bepalen of ze nog steeds relevant zijn. 

Solvay heeft een interne-controlesysteem opgezet dat bedoeld is om redelijke zekerheid te verschaffen dat (i) geldende wet- en regelgeving wordt nageleefd, (ii) het beleid en de doelstellingen van het algemeen management worden geïmplementeerd, (iii) financiële en niet-financiële informatie juist is en (iv) de interne processen, met name die welke bijdragen tot de bescherming van zijn activa, efficiënt zijn.

De vijf componenten van het interne-controlesysteem zijn hieronder beschreven.

6.1. De controleomgeving

De controleomgeving, als basis voor het interne-controlesysteem, bevordert het bewustzijn en het correcte gedrag van alle werknemers. De verschillende elementen ervan scheppen een duidelijk kader met principes, regels, taken en verantwoordelijkheden en tonen tegelijkertijd de inzet van het algemeen management voor de naleving daarvan.

  • In het Solvay Management Book worden de leidende beginselen opgesomd en worden de taken en verantwoordelijkheden van het uitvoerend comité, de Global Business Units en de functies beschreven;
  • De nieuwe gedragscode voor bedrijfsintegriteit is beschikbaar op de website van Solvay. Meer informatie is te vinden in het corporate-governancecharter.
  • Via een hulplijn voor ethische kwesties, die wordt beheerd door een externe partner, kunnen werknemers potentiële schendingen van de gedragscode voor bedrijfsintegriteit melden als ze dat niet via hun managers of via de afdeling Compliance kunnen gaan, of als ze anoniem wensen te blijven. Meer informatie is te vinden in het corporate-governancecharter en in het niet-financiële deel.
  • Er zijn gestandaardiseerde procedures voor financiële en niet-financiële activiteiten.

6.2. Het risicobeoordelingsproces

Het risicobeheerproces houdt rekening met de strategische doelstellingen van de organisatie en bestaat uit de volgende stappen:

  • Risicoanalyse (identificatie en evaluatie),
  • Besluit over de wijze waarop de kritieke risico’s moeten worden beheerd,
  • Uitvoering van risicobeheeractiviteiten,
  • Monitoring van deze activiteiten.

De aanpak voor het ontwerpen van interne controles voor belangrijke processen omvat een risicobeoordelingsstap waarin wordt bepaald welke belangrijke controledoelstellingen moeten worden aangepakt. Dit is met name het geval voor processen op het niveau van de dochterondernemingen, gedeelde diensten, GBU’s of de Groep, resulterend in betrouwbare financiële verslaggeving.

Meer informatie over Enterprise Risk Management, met inbegrip van een beschrijving van de belangrijkste risico’s van de Groep en de maatregelen die worden genomen om deze te vermijden of te beperken, is te vinden in het deel 'Risicobeheer'.

6.3. Controleactiviteiten

Solvay hanteert een systematische aanpak voor het ontwerpen en uitvoeren van controleactiviteiten voor zijn meest relevante processen.

Na een risicoanalyse en risicobeoordelingsfase worden de controles ontworpen en beschreven door de Corporate Process Managers met de hulp van het risicomanagementteam. De beschrijvingen van de controles worden gebruikt als referentie voor de beoordeling van de interne controle en de uitrol in de hele Groep.

Op elk niveau van de Groep (Corporate, Shared Services-platformen en GBU’s) is de manager die het proces beheert verantwoordelijk voor de uitvoering van de controle.

Onder toezicht van de CFO is een flexibel interne-controlesysteem opgezet: Corporate Process Owners en vertegenwoordigers van GBU’s (Process Risk Coordinators) maken deel uit van een netwerk dat gericht is op het bevorderen van een interne-controlesysteem dat is afgestemd op de risico’s van elke GBU.

Solvay implementeert richtlijnen dat van toepassing zijn op, alsmede processen en rode lijnen die gelden voor, alle werknemers in de volgende domeinen: managementcontrole, financiering en cashflow, financiële controle, financiële communicatie, belastingen en verzekeringspolissen. Voor al deze financiële processen en voor belangrijke groepsoverschrijdende projecten, zoals overnames en desinvesteringen, worden controleactiviteiten gedefinieerd. Daarnaast wordt in de onlinehandleiding voor financiële verslaggeving ('Financial Reporting Guide') uitgelegd hoe de IFRS-standaarden in de hele Groep moeten worden toegepast.

Financiële elementen worden maandelijks geconsolideerd en geanalyseerd op elk verantwoordelijkheidsniveau in de Vennootschap (Solvay Business Services, de financieel directeur van de entiteit, de afdeling Group Accounting and Reporting en het uitvoerend comité). Elementen worden geanalyseerd met behulp van verschillende methoden, zoals een variantieanalyse, plausibiliteits- en consistentiecontroles, ratioanalyse en vergelijking met prognoses.

Naast de analyse van de maandelijkse verslaggeving die door de Groepscontroleteams wordt opgesteld, evalueert het uitvoerend comité elk kwartaal grondig de prestaties van de GBU’s in het kader van de evaluatie van de bedrijfsvooruitzichten.

6.4. Informatie en communicatie

De informatiesystemen voor de hele Groep worden beheerd door Solvay Business Services. Een grote meerderheid van de activiteiten van de Groep wordt ondersteund door een klein aantal geïntegreerde ERP-systemen (Enterprise Resource Planning). De financiële consolidatie wordt ondersteund door een speciaal instrument.

Alle procedures voor financiële verslaggeving en interne controles zorgen ervoor dat alle materiële informatie die Solvay aan zijn beleggers, schuldeisers en toezichthouders verstrekt nauwkeurig en transparant is, tijdig wordt verstrekt en een getrouw beeld geeft van de meest relevante ontwikkelingen, financiële fundamentals en prestaties van de Groep.

De afdeling Group Accounting and Reporting verspreidt voorafgaand aan de afsluiting van elk kwartaal schriftelijke gedetailleerde instructies aan alle betrokken financiële actoren.

De publicatie van de financiële kwartaalcijfers is onderworpen aan verschillende controles en validaties die vooraf worden uitgevoerd:

  • Het Investor Relations-team ontwerpt, ontwikkelt en verspreidt berichten en informatie over de Groep en houdt daarbij rekening met de behoeften van de financiële markten. Dit gebeurt onder toezicht en controle van het uitvoerend comité;
  • Het auditcomité ziet erop toe dat de jaarrekening en communicatie van de Vennootschap en de Groep in overeenstemming zijn met algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (IFRS voor de Groep, Belgische boekhoudwetgeving voor de Vennootschap);
  • De Raad van Bestuur keurt de geconsolideerde periodieke financiële overzichten en die van Solvay nv (driemaandelijks – alleen geconsolideerd, halfjaarlijks en jaarlijks) alsmede alle communicatie daaromtrent goed.

6.5. Toezicht op de interne controle

Het auditcomité is belast met het toezicht op de doeltreffendheid van de interne-controlesystemen. Het houdt toezicht op de werkzaamheden van de afdeling 'Internal Audit and Risk Management' met betrekking tot financiële, operationele en compliancecontroles. Het wordt op de hoogte gehouden van de omvang, de programma’s en de resultaten van de interne auditwerkzaamheden en controleert of de uit de audit voortvloeiende aanbevelingen naar behoren worden uitgevoerd. De taken en verantwoordelijkheden van het auditcomité worden verder uitgewerkt in het Charter.

Interne-auditopdrachten worden omschreven, gepland en gedefinieerd op basis van een risicoanalyse; duediligenceonderzoek is gericht op de gebieden waar het risico het grootst wordt geacht. Elke geconsolideerde entiteit binnen de Groep wordt ten minste om de drie jaar door Internal Audit gecontroleerd. De aanbevelingen van Internal Audit worden door het management uitgevoerd.

De afdeling Ethics and Compliance coördineert onderzoeken naar mogelijke inbreuken op de gedragscode voor befrijsintegriteit.