Solvay
Geïntegreerd jaarverslag 2019

Het beheer van het juridisch, ethisch en regelgevend raamwerk heeft betrekking op bedrijfsethiek – mensenrechten, geen corruptie of discriminatie – en concurrentiebelemmerend gedrag.

Betrokkenheid en beleid

Solvays Gedragscode voor integer zakendoen

Solvays Gedragscode voor integer zakendoen en de beleidsmaatregelen en procedures goedgekeurd om het deugdelijk bestuur te verbeteren, gelden voor alle werknemers, waar ook ter wereld zij zich bevinden. Daarnaast:

  • Externe partijen worden geacht te handelen naar de Gedragscode voor integer zakendoen;
  • Alle belangrijke leveranciers moeten bevestigen dat zij de principes in de Gedragscode voor Leveranciers van Solvay zullen naleven;
  • Joint ventures waarin Solvay een meerderheidsbelang heeft, moeten Solvays Gedragscode voor integer zakendoen of een afzonderlijke code gebaseerd op vergelijkbare principes naleven.

Solvays Gedragscode voor integer zakendoen

Geschenken, uitnodigingen en anti-afpersingsbeleid

In onze Gedragscode voor integer zakendoen staat duidelijk dat elke vorm van omkoping verboden is. Solvay en zijn werknemers maken geen gebruik van schenkingen of uitnodigingen om een concurrentievoordeel te behalen. Het betalen van steekpenningen is niet toegestaan door Solvay. Ook het onderhands verstrekken van schenkingen of uitnodigingen als liefdadige donatie wordt beschouwd als een schending van de Gedragscode voor integer zakendoen. De Code is aangevuld met een meer gedetailleerd beleid op het gebied van geschenken, uitnodigingen en afpersing. Solvay is lid van Transparancy International Belgium.

De Groep past intern een volgsysteem toe om schenkingen en uitnodigingen te registreren die een voor elke regio toepasselijk waarde overschrijden. Voor het accepteren of verstrekken van dergelijke schenkingen is de toestemming van de leidinggevende nodig. Het gebruik van GETS (Gift & Entertainment Tracking System) is onderdeel van de interne controleprocedure binnen Solvay.

Mensenrechten in bedrijfsbeleid

Mensenrechten in Bedrijfsbeleid, gepubliceerd op de Website van Solvay, geeft de verbintenis van Solvay weer wat mensenrechten betreft en hoe met zorg gehandeld wordt om schending van mensenrechten of een negatieve invloed daarvan te voorkomen. Het beleid benadrukt de verbintenis van Solvay tegenover de belanghebbenden (werknemers, zakelijke partners, de gemeenschappen en de omgeving, alsmede kinderen).

Solvay kent een Global Human Rights Committee dat de implementatie van beleid en naleving daarvan overziet en bewaakt dat gemaakte afspraken worden nagekomen. De hoofden van de volgende Solvay Business Service-activiteiten en/of hun plaatsvervangers zijn lid van het Global Human Rights Committee: Legal and Compliance, Human Resources, Inkoop & Bevoorrading, Industrial, Interne Controle en Risicobeheer, en Sustainable Development. Het GHRC wordt voorgezeten door de Juridisch Directeur van de Groep, tevens hoofd Legal and Compliance. Leden van de Global Business Units en overige zakelijke dienstverlening van Solvay zullen, indien nodig, op ad-hoc basis bijdragen aan het werk van het GHRC.

Het GHRC maakt jaarlijks, voorafgaand aan de publicatie van het jaarverslag van de Groep, een schriftelijke samenvatting van zijn activiteiten (inclusief KPI-resultaten) op voor het Uitvoerend Comité en bekrachtigt tevens de rapportage over de mensenrechten in samenhang met het jaarverslag. De voorzitter van het GHRC kan worden gevraagd om, indien dat nodig wordt geacht, een jaarverslag te verstrekken aan de auditcommissie.

Solvay neemt ook deel aan een pilot van de Belgische commissie voor de Rechten van het Kind en Gedragsregels.

Solvay mensenrechten in bedrijfsbeleid

Beleid Mededingingsrecht

Het doel van Solvay is om op een ethische manier zaken te doen en geen handelsovereenkomsten te sluiten die de concurrentie verstoren. Solvay wil een dusdanige cultuur binnen het bedrijf ontwikkelen waarin Solvay en zijn werknemers zich te allen tijde houden aan de wet- en regelgeving. Solvay kent een formeel beleid op het gebied van mededingingsrecht dat strikte naleving van alle mededingingswet- en regelgeving benadrukt. Dit formele beleid Mededingingsrecht is goedgekeurd door het Uitvoerend Comité van Solvay en gepubliceerd op het intranet, waar alle werknemers van Solvay toegang toe hebben. Eventuele schending van dit beleid kan resulteren in disciplinaire maatregelen, conform de toepasselijke wet- en regelgeving.

Middelen en verantwoordelijkheden

Een compliance-organisatie onder leiding van de Chief People Officer wil de groepsbrede cultuur van ethisch en correct handelen versterken.

in de vier regio’s waar de Groep actief is, zijn regionale Compliance Officers aangesteld. Elke Global Business Unit en Functie van Solvay benoemt een Compliance Liaison om de naleving van de compliancedoelstellingen te verbeteren en te zorgen dat de betrokkenheid binnen Solvay op het gebied van compliance toeneemt.

Wat mededingingsrecht betreft, heeft Solvay binnen de functie Juridische zaken middelen toegewezen voor de implementatie van de mededingingsrichtlijnen. Het is hun verantwoordelijkheid om juridisch advies en richtlijnen te verstrekken en periodiek te communiceren en opleidingen te geven over mededingingsrecht-gerelateerde onderwerpen.

Implementatie beleid Mededingingsrecht

Solvay heeft mededingingsrichtlijnen ingesteld die een nultolerantiebeleid bevorderden wat schendingen van het mededingingsrecht betreft. Als onderdeel van mededingingsrichtlijnen verstrekt Solvay via het internet een mededingingstoolkit met actuele richtlijnen over specifieke aspecten van het mededingingsrecht, waaronder omgang met de concurrentie, informatie-uitwisseling over fusies en overnames, swaps, koersinformatie, verticale betrekkingen, enz.

Om het risico op kartelvorming zo klein mogelijk te houden, heeft Solvay een computersysteem ingericht dat alle contacten van relevante werknemers met de concurrentie volgt aan de hand van een managementgoedkeuringsprocedure.

Klachtenprocedure

Werknemers worden aangemoedigd om via verschillende interne kanalen zoals het management, Personeelszaken, de functie Juridisch en Controle op Naleving en Interne Audit overtredingen of zorgen daarover te melden.

Er is een wereldwijd Speak Up-programma ingericht dat onder toezicht staat van de auditcommissie van de Raad van Bestuur. Een externe hulplijn is 24 uur per dag, 365 dagen per jaar beschikbaar. Hier kunnen werknemers vragen stellen, problemen melden of rapporten indienen.

Onderstaande grafiek laat zien welke soorten klachten er in 2019 via het Speak Up-programma zijn ingediend:

Speak Up-programma van Solvay

Aantal klachten

2019

2018

2017

Wangedrag of ongepast gedrag

48

30

26

Discriminatie/intimidatie

34

20

15

Belangenverstrengeling

14

10

7

Computer, e-mail, internet

1

3

1

Wetgeving op het gebied van milieu, gezondheid en veiligheid

5

2

6

Boekhouding of auditing

4

1

2

Anti-omkoping

0

0

2

Vertrouwelijkheid/misbruik

4

1

2

Naleving internationale handelsrichtlijnen

0

0

0

Drugsgebruik

3

1

1

Diefstal

3

4

3

Geweld of bedreiging

0

5

2

Overige

24

11

16

Totaal

140

88

83

Op basis van het Speak Up-programma worden eventuele schendingen onderzocht door de Ethiek en Compliance-functie. In lijn met de afspraken die zijn gemaakt op het gebied van transparantie, wordt het Speak Up-programma gebruikt om vooruitgang in het onderzoek te rapporteren en om de uitkomsten van het onderzoek direct te melden aan degenen die een klacht hebben ingediend. Er zijn posters en een online brochure beschikbaar voor werknemers waarop de internetadressen en gratis telefoonnummers vermeld staan waarmee werknemers in hun regio toegang kunnen krijgen tot het programma. De auditcommissie houdt toezicht op de werking van Speak-Up.

140

Totaal aantal klachten

127

Aantal afgeronde klachten*

46

Aantal gegronde klachten

63

Aantal ongegronde klachten

* Inclusief zaken waarbij er onvoldoende informatie was of die foutief verzonden of doorverwezen waren.

Opgeloste klachten

Geen actie

Beleidsherziening

Opleiding

Disciplinaire maatregel

Beëindiging

Ontslag

Gegrond

3

14

6

6

12

5

Ongegrond

49

8

3

1

1

1

Communicatie en training

Solvays Gedragscode voor integer zakendoen

Training over de Gedragscode voor integer zakendoen (live of via het internet) wordt georganiseerd om goed begrip te waarborgen en gedragsrisico’s te voorkomen op bijvoorbeeld het gebied van antitrust, omkoping en corruptie en schending van mensenrechten. De specifieke anticorruptieopleiding is afgestemd op managers en andere werknemers in gevoelige functies (verkoop, inkoop, industriële ontwikkeling enz.). Jaarlijks worden er speciale campagnes opgezet en goedgekeurd om het bewustzijn binnen de Groep op peil te houden en/of te vergroten.

Antitrust

Solvay heeft een concreet actieplan opgesteld om de specifieke risico’s die de Groep heeft geïdentificeerd op het gebied van de naleving van het mededingingsrecht te beperken. Dit plan wordt sinds 2003 uitgevoerd en wordt jaarlijks bijgewerkt. In 2019 had dit actieplan betrekking op

  1. de uitrol van een nieuwe algemene antitrustopleiding die met succes werd afgerond door 4.828 relevante werknemers,
  2. 'Contacts with Competitors Tracking System' (CCTS)-opleidingssessies voor 230 personen, alsmede
  3. extra een-op-eenopleidingssessies op maat voor 133 personen die een hoog risico lopen.

Via jaarlijkse interne audits wordt gecontroleerd of het bovengenoemde actieplan daadwerkelijk wordt uitgevoerd.

Preventie en bestrijding van corruptie

De anti-omkopings- en anti-corruptieopleiding wordt nu om de twee jaar gegeven voor vooraf bepaalde gevoelige functies. Voor de cyclus 2018-2019 kregen 6.175 werknemers met een gevoelige bedrijfsfunctie de opleiding: hetzij een online opleiding via het internet, hetzij een persoonlijke live opleiding. Corruptiepreventie en -bestrijding worden ook behandeld in de Gedragscode voor integer zakendoen, die alle werknemers verplicht dienen te lezen en waarover ze een verplichte opleiding dienen te volgen.

Mensenrechten

In 2018 heeft de Groep de mensenrechten in het bedrijfsbeleid verder uitgewerkt. Als onderdeel van dit initiatief is een mensenrechtenvideo voorgelegd aan het Leadership Council met een overzicht van de maatregelen en de mensenrechtenstrategie van Solvay. In de loop van het jaar heeft de Groep wereldwijd een mensenrechtenopleiding gegeven aan fabrieksmanagers door met hen in contact te treden tijdens hun jaarlijkse regionale vergaderingen.